Alweer een paar jaar geleden kondigden diverse organisaties aan te willen stoppen met de traditionele beoordelingscyclus. Minder leidinggevenden en meer coördinatoren, om medewerkers (in een team) te stimuleren zelf meer verantwoordelijkheid te nemen – ook over hun eigen ontwikkeling. Beoordelingsgesprekken werden vervangen voor plannings- en evaluatiegesprekken, vaker gevoerd door collega’s met extra taken in plaats van de directeur of manager.

Anderhalf jaar geleden startte een onderwijsinstelling met een pilot om docenten meer taken te geven in de beoordelingscyclus (evaluatiecyclus). Tegelijk is er een transitie aan de gang om de organisatie om te vormen. Diverse locaties worden heringericht op basis van de inhoud van de opleidingen.

Vanuit deze context is DIT Speelt gevraagd de betreffende docenten – de team coördinatoren – te begeleiden om hun rol als gesprekspartner voor collega’s in plannings- en evaluatiegesprekken aan te scherpen.

Tegelijkertijd bespraken we met elkaar wat deze extra taken betekenen voor de team- coördinatoren (TC-en) en hun werk. De uitkomst hiervan delen we graag, omdat het herkenbaar is voor alle mensen die niet de functie van leidinggevende hebben, maar wel een aansturende rol in hun team vervullen.

Geen manager meer, maar een collega die snapt wat er speelt en nodig is

In verschillende sessies met de TC-en van verschillende locaties zijn we de volgende voor- en nadelen en aandachtspunten tegengekomen:

·     Betrokkenheid en motivatie van TC-en is hoog, door een grotere invloed en betrokkenheid

·     TC-en zijn een aanspreekpunt voor docenten en ook voor leerlingen. Vragen worden sneller beantwoord en oplossingen ook sneller (samen met docenten) gevonden

·     De TC-en worden gewaardeerd vanwege het feit dat zij goed zicht hebben op de situatie op de werkvloer

·     Teams onderling functioneren beter: er is minder sprake van een wij-zij sfeer (MT-teams) en de teamtaken worden pro-actiever opgepakt. Dit komt de onderwijsontwikkeling ten goede.

Spagaat en andere mogelijke nadelen

• De TC ervaart soms een ‘spagaat’ in hun werk. Zij voelen zich geen onderdeel meer van het team. Ze vinden het wisselen van ‘petten’ nog wel eens lastig.
• Heb ik nog wel het vertrouwen dat ik vanzelfsprekend wel had als collega? En, kan ik mijn eigen dingen nog wel kwijt bij collega’s als lid van het team?
• Soms is het lastig om concrete afspraken te maken over alle taken en de wederzijdse verwachtingen regelmatig te bespreken tussen TC en MT. De opvolging van onderwerpen die besproken zijn, is soms lastig te organiseren, want miscommunicatie ligt op de loer. Want waar stopt mijn taak de leidinggevende te informeren en waar begint de taak van mijn leidinggevende? Wat wordt er gecommuniceerd vanuit de organisatie over mijn taken en verantwoordelijkheden?
• Het in gang zetten van bepaalde zaken voor docenten en daar de opvolging niet van kunnen controleren. Bovendien kan de manager anders besluiten. Onduidelijkheid bij docenten over hun uiteindelijke beoordeling is ook een risico dat benoemd werd.
• Risico voor de TC zelf is dat ze door de persoonlijke relatie die ze met sommige docenten hebben, het lastig vinden deze docenten aan te spreken of te confronteren.

Interventies en aandachtspunten in de sessies door DIT Speelt ingezet (waarbij elke keer eerst werd stilgestaan bij wat er op dat moment speelde):

·     Coachingsvaardigheden, regie en structuur in een gesprek, omgaan met weerstand/emoties, samenvatten en confronteren.

·     Veel eigen casuïstiek oefenen (met acteur)

·     Communicatie over eigen rol en taken bespreken en uitwerken

·     Waarde eigen rol voor de organisatie en positie onderzoeken en uitwerken

·     Circel van Invloed en Betrokkenheid naar MT onderzoeken en uitwerken

·     Verwachtingsmanagement naar zowel collega docenten als MT bespreken

Conclusie

Samenvattend (op basis van onze ervaring in dit traject) heeft de keuze voor een team-coördinator (met als taak de plannings- en evaluatiegesprekken voeren) meer voor- dan nadelen voor de gehele organisatie. De toegankelijkheid en betrokkenheid van de TC hebben een positieve werking op de betrokkenheid en motivatie van de TC zelf en op de tevredenheid van docenten en leerlingen. Aandachtspunt blijft wel het ‘wisselen van petten’ van de TC in gesprek met zijn of haar collega’s. Ook de communicatie rondom de taken en besluitvorming van TC en MT moet continue onder de aandacht blijven van beide partijen.

Tot slot nog een reactie van een van de deelnemers:

Ik vind de aanpak erg fijn, jullie spelen in op wat er speelt. Jullie zeggen dat dus niet alleen, jullie doen het echt. Jullie geven deskundige advies en zijn in staat de deelnemer nieuwe inzichten te geven.

DIT Speelt is een samenwerking van Jennifer Lem & Laura Hagt. Gespecialiseerd in (training-) sessies in communicatie, praktijkgericht en altijd de focus op wat er hier & nu speelt.