Macht aan de werkvloer bij woningcorporatie Domijn

Hoe flexibel werken en cultuurverandering door Domijn succesvol is ingevoerd. Lees hier hoe Domijn dit zelf voor elkaar heeft gekregen in een interview door Jennifer Lem.

Op 4 december was het zover, na jaren van voorbereiding: Woningcorporatie Domijn ging verhuizen naar de Performance Factory. De allereerste werkdag op nieuw terrein werd door de voorstelling Het Nieuwe Werken Live! ingeluid. De belangrijkste obstakels om het flexibel werken een succes te maken, worden geïllustreerd door verschillende scenes; een baas die de medewerker niet vertrouwt thuis echt aan het werk te zijn; een collega die wanhopig met rolkoffer het gebouw afspeurt naar een werkplek; een collega die een poging doet haar collega aan te spreken op zijn beschikbaarheid. Het publiek reageert en regisseert. Uiteindelijk weet de actrice haar collega de boodschap over te brengen: ‘Maar Hans…. ik mis je zo op kantoor!’

Voorstelling HNW Live!

Woningcorporatie Domijn heeft met Nicole Olde Riekerink, teamleider HR&O, en Els Sans, teamleider communicatie, twee drijvende krachten in het proces om het flexibel werken tot in de haarvaten van de organisatie door te laten dringen. Tijdens onze kennismaking begrijpen we van hen dat zij er al jaren mee bezig zijn. De verhuizing naar het nieuwe pand is meer de kers op de taart, dan dat het de start is van het nieuwe werken. Hoe is het hen gelukt om deze behoorlijke cultuur- en organisatieverandering voor elkaar te krijgen?

Wat is de aanleiding geweest om met Flexibel Werken aan de slag te gaan bij Domijn?

Nicole: ongeveer 4 jaar geleden stelden we onszelf de vraag; hoe zorgen we ervoor dat we klaar zijn voor de toekomst in deze snel veranderende wereld? “Onze reis” hebben we het genoemd. Waarin we ontdekken welke manier van werken het best bij ons past. We zijn geïnspireerd geraakt door Jaap Peters die ons meenam in de principes van het Rijnlands organiseren. Rijnlands is een manier van organiseren waarbij professionals in het veld in de lead zijn en de stafdiensten en het management daarin ondersteunen. Organiseren op basis van vakmanschap, verbinding en vertrouwen. Dat was de wens het MT.

Hoe hebben jullie het na deze wens van het MT aangepakt?

Els: als je minder hiërarchisch wilt werken, moet je de mensen ook continu en zo veel mogelijk betrekken in het proces. We zijn daarom gestart met het samenstellen van een ambassadeursgroep; met mensen die actief wilden meedenken én doen om Domijn verder te brengen. 25 Collega’s hebben zich voor deze groep aangemeld. Wij hebben met iedereen een sollicitatiegesprek gevoerd over met name hun motivatie en selecteerden uiteindelijk een groep van 8 ambassadeurs die de kar gingen trekken.

Hoe hebben jullie het vertrouwen van het MT gewonnen voor deze aanpak?

Aanvankelijk zijn zij zelf de initiator geweest van de wens naar een minder hiërarchische organisatie. Maar wij hebben dit heel ver doorgevoerd. We hebben gezegd dat een strategisch plan niet meer door het MT gemaakt kan worden, maar door de medewerkers zelf. We hebben een oproep gedaan aan alle medewerkers om écht hun stem te laten horen en mee te denken over de ambitie/bedoeling van Domijn. Uiteindelijk hebben 80 collega’s van de ca. 220 medewerkers meegedaan in een proces dat 9 maanden zou duren.

Na die 9 maanden lag er een collectieve ambitie, gevormd door medewerkers: Voel je thuis bij Domijn. Deze ambitie gaat uit van vakmanschap, verbinding en vertrouwen in je mensen. Terug naar de bedoeling.

De ambassadeurs zijn er toen wel met gestrekt been ingegaan: deze ambitie móest geaccepteerd worden.

De ambassadeurs hebben dit gepresenteerd directie en MT. De ambassadeurs zijn er toen wel met gestrekt been ingegaan: deze ambitie móest geaccepteerd worden. Gelukkig waren directie en MT gelijk enthousiast. Vervolgens hebben de ambassadeurs de collectieve ambitie gepresenteerd aan alle medewerkers tijdens de nieuwjaarsreceptie en aan de Raad van Commissarissen.

Wat hebben jullie gedaan om deze ambitie in het DNA van de organisatie te krijgen?

We hebben alle medewerkers in verschillende sessies bij elkaar geroepen om te praten over wat deze ambitie voor hen betekent. Of de sessie nou ging over het inrichten van de toekomstige nieuwe werkplek, over dilemma’s in het werk; elke sessie begon met de vraag: Waarom doen we dit? Waarom is dit belangrijk? Continue de focus op ‘Voel je thuis bij Domijn’. We organiseerden de groepen zo dat mensen uit verschillende afdelingen bij elkaar zaten. De sessies waren leuk, gaven de mensen energie. Dit vertelde zich door en zo is iedereen zeer betrokken geweest bij het zgn. laden van de collectieve ambitie door de organisatie.

Jullie hebben alles zelf gedaan, de sessies, de aanpak komt volledig uit jullie eigen koker?

Bij alles wat we gingen doen hebben we gekeken of we het zelf in huis hadden of niet. We doen dit eigenlijk met alle projecten. Waar normaal een externe voor wordt ingehuurd kijken we eerst binnen de organisatie of we het zelf kunnen invullen. Je boort gelijk nieuwe krachten en onvermoede talenten aan. Het is prachtig om het zelf te doen.

Hoe gingen jullie om met mensen die er toch geen heil in zagen?

Natuurlijk waren er wel mensen die geen zin hadden in weer een verandering, die zeiden: “we veranderen al zo veel”. Maar door het grote enthousiasme van velen en het gesprek met elkaar blijven aangaan, al is het maar op details, heeft goed gewerkt. We zijn ook al begonnen met flexibel werken (voor zover mogelijk) op de oude werkplek, om vast te wennen en inzichten op te doen. Daarnaast is het voor sommigen nog best lastig om uiting te geven aan wat je echt vindt of wil. En sommige mensen hebben speciale aandacht of voorzieningen nodig in een flexibele werkomgeving. Voor deze groep hebben we oog en passen we de omgeving en manier van werken aan.

Hoe staat het er nu voor, met de verantwoordelijkheden laag in de organisatie leggen?

De stijl van leidinggeven is meer coachend, verbindend en ondersteunend, niet meer sturend. Leidinggevenden moeten (soms nog steeds) echt op de handen gaan zitten. We zijn minder gaan sturen op de regels en procedures. Het gaat om de bedoeling van het werk.

In dit verlengde is de beoordelingscyclus afgeschaft, maar het goede gesprek niet. Het is meer tweerichtingsverkeer en een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Welke consequenties heeft het nu om op deze manier te werken?

Medewerkers spreken nu ook leidinggevenden aan: bepaal jij dit dan helemaal alleen? Maar teams besluiten soms ook zelfstandig zonder de verbinding te zoeken en worden dan ook aangesproken op dat ze bepaalde dingen besluiten, die niet handig zijn.

Mensen zijn ook nog zoekende: “Heb ik het nou zelf voor het zeggen of niet? Wat zijn de kaders?” Nicole: We zullen samen moeten blijven onderzoeken wat werkt en met elkaar in gesprek blijven. Dilemma’s met elkaar bespreken en fouten blijven maken en daar vervolgens weer van leren.

Heb je hier een concreet voorbeeld van?

Een teamleider viel op zeker moment weg. We besloten met elkaar te kijken hoe dat gaat. Zonder teamleider. Dat ging heel goed, de taken werden verdeeld. Wanneer gaat het mis? Een collega werd langdurig ziek, een andere collega zat niet meer zo lekker op haar plek.  Hoe ga je daar mee om? Kun je als collega een andere collega aanspreken of hij nog wel op zijn plek zit? Dat is echt lastig.

De functie van teamleider is in dit soort kwesties wel heel praktisch en doeltreffend. Ook om de ontwikkeling van medewerkers te waarborgen.

       

Op 4 december was de grote verhuisdag, waarbij DIT Speelt de voorstelling HNW Live! hebben opgevoerd en de officiële opening heeft plaats gehad. Wat waren de reacties?

Mensen vonden de voorstelling heel herkenbaar en het maakte het gesprek los over het flexibele werken bij Domijn. Heel veel positieve reacties uit de verschillende groepen van vakmannen, mensen van de verhuur en financiën tot de directie. Het was verder een lekkere rommelige dag waar iedereen nog letterlijk en figuurlijk zijn plek moest vinden.

Heel veel positieve reacties uit de verschillende groepen van vakmannen, mensen van de verhuur en financiën tot de directie.

Wat zijn de eerste reacties nu na een week op de nieuwe werkplek?

 Nicole: heel wisselend. Er heerst veel enthousiasme: nog nooit is een verhuizing zo goed verlopen! Mensen vinden het leuk om op één verdieping te zitten. Je komt elkaar veel meer tegen. Er is veel meer verbinding. Iemand vertelde: “Ik ken nu die collega waar ik al 10 jaar mee werk veel beter; we hebben in één week meer gepraat dan in die afgelopen 10 jaar.”

“Ik ken nu die collega waar ik al 10 jaar mee werk veel beter; we hebben in één week meer gepraat dan in die afgelopen 10 jaar.”

Het ziet er mooi uit. Uiteraard zijn er ook zaken die aandacht behoeven. De akoestiek is niet overal geweldig. De hakjes van de dames op de betonnen vloer worden genoemd. Grappend noemt Els de oplossing: “We geven iedereen slofjes”.

 En hoe nu verder?

We gaan nu 100 dagen niets doen. Gewoon werken en uitproberen. Met de ambassadeursgroep hebben we een wekelijks overleg waarin we de zaken die we tegenkomen bespreken en, waar mogelijk, ze gelijk oplossen. Dit zijn vooral kleine praktische dingen als een stoel bij de balie zetten zodat onze gastvrouw ook even kan zitten als er geen bezoekers komen binnenlopen.

We willen geen mailtjes ontvangen, we denken dat dit ‘spuien’ in de hand werkt. Als je iets wilt vertellen, kom naar ons toe.

We gaan het zien we als we na 100 dagen de balans op maken. Er is geen vastomlijnde, vooropgezette aanpak, maar we kijken wat nodig is en in welke vorm dit nodig is.

Een stoel bij de balie zetten is natuurlijk een stuk eenvoudiger dan een collega aanspreken omdat hij te weinig op kantoor is. Maar we horen nu wel al vaak de gevleugelde uitspraak uit de voorstelling: ”Ik mis je!!”

Jennifer Lem is organisatieadviseur en teamcoach en organiseert onder meer de voorstelling HNW Live! en DIT Speelt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2018-01-05T11:42:56+00:00